Auch lange nach den rechtlichen Anpassungen der DSGVO und GoBD kursieren immer noch viele Irrtümer im Netz und in den Köpfen der Anwender. Wir möchten Ihnen die 5 größten Irrtümer in diesem Artikel vorstellen.

„E-Mail-Archivierung ist nur für große Konzerne verpflichtend“

Es spielt keine Rolle, welche Größe Ihr Betrieb hat. Konzerne, Mittelstand, KMU oder Einzelunternehmer sind verpflichtet, E‑Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Alle Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

„E-Mail‑Backup und E-Mail‑Archivierung sind das Gleiche“

Grundsätzlich gilt: E‑Mail‑Backup und E‑Mail‑Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen.
Ein Backup sichert in der Regel täglich Ihre E‑Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt. In der Zwischenzeit können Inhalte allerdings geändert oder gelöscht werden. Ihre Daten sind folglich nicht manipulationssicher und rechtssicher gespeichert.
Hier ist eine E‑Mail‑Archivierung erforderlich, die ein- und ausgehende Mails sofort archiviert.

„E-Mail‑Archivierung und Datenschutz sind nicht miteinander vereinbar“

Oft heißt es, E‑Mail‑Archivierung und Datenschutz ließen sich nicht vertretbar rechtskonform nutzen. Mit Hilfe regelbasierter Löschung lassen sich diese beiden Ansätze jedoch sehr wohl vereinbaren.
So können Nachrichten mit personenbezogenen Daten nach gesetzlichen Fristen automatisch gelöscht werden – beispielsweise Bewerbungsunterlagen.

„Gedruckte E‑Mails in der Ablage sind ausreichend“

Laut den GoBD müssen geschäftliche Belege im Originalformat aufbewahrt werden.
Ein Ausdruck der E‑Mail sowie von Anhängen (z. B. PDFs oder Bildern) entspricht lediglich einer Kopie und erfüllt damit nicht die gesetzlichen Anforderungen.

„Nur Rechnungsbelege müssen archiviert werden“

Nur die Rechnung eines Geschäftsvorgangs zu archivieren, deckt nicht den gesamten Verlauf der Kommunikation ab. Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren.
Das schließt neben der Rechnung auch Angebote, Rücksprachen, Auftragsbestätigungen und Lieferbelege ein.

Fazit

Die Archivierungspflicht gilt für alle Unternehmen – egal ob Einzelunternehmer oder Großkonzern.
Ein Backup ersetzt keine manipulationssichere Archivierung. Datenschutz und Archivierung lassen sich durch korrekte Einrichtung sehr gut in Einklang bringen. Gedruckte Belege aus digitalen Prozessen reichen nicht aus, da sie nicht dem Originalformat entsprechen. Neben der Rechnung müssen alle weiteren Stufen des geschäftlichen Prozesses archiviert werden.

Wenn Sie diese Grundsätze beachten, sind Sie auf der sicheren Seite.

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