Viele Unternehmen arbeiten inzwischen selbstverständlich mit Microsoft 365 und Microsoft Teams. Schnell entsteht dabei die Idee: „Für jedes Projekt erstellen wir einfach ein eigenes Team.“
Was zunächst logisch klingt, entwickelt sich in der Praxis häufig zu einem Problem – organisatorisch, technisch und sogar in puncto Compliance.
Wo liegen die Risiken?
- Doppelte Ablagen
Dateien werden parallel in mehreren Projekten gespeichert. Die Folge: keiner weiß mehr, welches Dokument die aktuelle Version ist. - Verlust des Überblicks
Je mehr Teams entstehen, desto unübersichtlicher wird die Struktur. Mitarbeiter verbringen unnötig viel Zeit mit Suchen statt mit Arbeiten. - Compliance-Probleme
Besonders kritisch sind unklare oder falsch gesetzte Berechtigungen in SharePoint. Ohne klare Regeln können sensible Daten ungewollt freigegeben werden – ein echtes Risiko für jedes Unternehmen.
Unser Fazit aus der Praxis
Microsoft 365 ist ein leistungsstarkes Werkzeug. Doch ohne durchdachte Struktur und klare Regeln wird es schnell unübersichtlich und gefährlich. Ordnung in Teams und ein sauberer Umgang mit Berechtigungen sind deshalb kein „Nice-to-have“, sondern eine Pflicht.
So unterstützen wir Sie
Die Gme GmbH begleitet Unternehmen dabei, Microsoft 365 sicher und effizient einzusetzen:
- Entwicklung einer sinnvollen Teams- und SharePoint-Struktur
- Einrichtung klarer Berechtigungskonzepte
- Schulungen für Mitarbeiter, damit Regeln auch gelebt werden
- Laufende Betreuung, damit Ordnung und Sicherheit erhalten bleiben
➡️ Wenn Sie gerade überlegen, wie Sie Microsoft Teams und SharePoint in Ihrem Unternehmen sinnvoll strukturieren, sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre IT nicht zur Sackgasse wird, sondern zum Erfolgsfaktor.